個人情報保護方針

1.基本方針

生活協同組合パルシステム新潟ときめき(以下「当組合」という)は、食料品・生活用品・その他サービス等の活動を通じ、組合員の生活に貢献するためにパルシステムグループの各組織(パルシステムグループの範囲は別表をご覧ください)と連携して事業に取り組んでいます。
この取り組みを遂行するために、組合員を始めとする多くの皆様の個人情報を取り扱っています。個人情報の安全・確実な管理は、私たちに課せられた社会的使命であると認識し、以下の方針を定め、個人情報の保護に努めます。
(1)個人情報の取得、利用について
当組合は、個人情報の取得・利用に際し、利用目的を特定し、適法かつ公正な手段により取得するとともに、特定した目的以外には利用しません。
(2)個人情報の適正な管理について
当組合は、個人情報の適正な管理のために、保護方針、規程等を定め、これに基づく必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
(3)法令等の遵守について
当組合は、個人情報の保護に関連する法令等を遵守します。

2.適用範囲

本方針は、お預かりした個人情報を取り扱う際に、当組合が遵守する方針を示したものです。

3.個人情報の取得と利用目的

3-1 個人情報の取得

当組合は、次の種類の個人情報をお預かりします。
(1)当組合に加入申込や資料請求等をされた方の個人情報
(2)当組合の組合員となった方の個人情報
(3)請求・配達等のサービスに必要となる、組合員から提供された個人情報
(4)当組合で働くことに関心を持ち、履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
(5)当組合の役職員の個人情報
(6)その他、当組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど当組合と関係する方の個人情報

3-2 個人情報の利用目的

当組合がお預かりした個人情報は、以下の目的で利用します。
(1)加入申込、資料請求をされた方の個人情報は、当組合の利用や加入のための資料送付・ご連絡の目的に限定して使用します。
(2)商品の案内、ご注文の確認、受注及び発送、ご利用代金の請求、その他パルシステムグループが行う各種サービス提供の目的に限定して利用します。主なサービスは以下のとおりです。
・商品供給
・共済・保険
・電力供給
・組合員活動 等
(3)当組合でお預かりした就職希望の方の個人情報は、採用活動を目的として利用します。
(4)当組合の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続、業務連絡、雇用管理を目的として利用します。
(5)その他、当組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど当組合と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預かりします。

3-3 個人情報取得に当たっての約束

当組合は、前項に該当しない個人情報を取得する場合、取得時に利用目的を本人にお伝えし、同意をいただいた方のみ取得します。

4.個人情報の管理

4-1 安全管理措置

当組合は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、個人情報の取り扱い業務に関する管理の体制を構築し、ルールを定めてこれを遵守し、管理の強化に努めます。
(1)組織的安全管理措置
・個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、法や規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
・個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施
(2)人的安全管理措置
・個人情報の取り扱いに関する留意事項について、従事者に定期的な教育を実施
(3)物理的安全管理措置
・個人情報を取り扱う区画を定め、入退室管理等の管理を実施
・個人情報を取り扱う書類等の盗難又は紛失等を防止するため保管場所の常時施錠等の措置を実施
(4)技術的安全管理措置
・公開範囲に応じたアクセス制御を実施
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入

4-2 従業者の監督

当組合は、当組合の個人情報保護に関する規程を整備し、周知・徹底します。

4-3 委託先の監督

当組合は、お預かりした個人情報を利用目的の範囲内で外部委託することがあります。この場合、委託先の管理体制を確認した上で、個人情報の引き渡しをします。また、委託先に対する管理・監督を徹底するなど必要な措置を講じます。

5.個人情報の第三者提供

当組合は、お預かりした個人情報を、第三者に提供を行いません。ただし、本人の同意がある場合、本人及び第三者の生命・健康・財産などの正当な利益を保護するために必要なとき及び法令に定めがある場合を除きます。
また、利用目的の達成に必要な範囲内で、共同利用する場合や外部に委託する場合は、第三者への提供に該当しないものとします。

6.個人情報の共同利用

当組合が行う事業の中には、以下に示す事業者・団体と個人情報を共同で利用することがあります。共同利用する個人情報については、本方針における責任者を管理責任者とし、利用目的の範囲に限定して利用します。

6-1 パルシステムグループとの共同利用

当組合は、パルシステムグループ(別表)において、より良いサービスを提供するために、個人情報を共同利用します。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレス、アレルギー情報、購買情報、請求情報、出資情報、口座情報、苦情内容 等
(2)共同利用する範囲
パルシステムグループ
(3)共同利用する目的
・各種サービスの提供
・お問い合わせ、苦情等への対応
・商品やサービスのご案内
・商品の開発・改善やサービスの改善
・各種サービスの契約及び維持管理 等

6-2 日本生活協同組合連合会との共同利用

当組合は、組合員に対する事業提供を円滑に進めるために、事業連携に伴って個人情報を共同利用します。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、購買情報、苦情内容 等
(2)共同利用する範囲
日本生活協同組合連合会
(3)共同利用する目的
・商品、サービスのお届け代金のご請求。お問い合わせ、苦情等への対応
・商品やサービスのご案内。商品の開発・改善やサービスの改善 等

6-3 日本コープ共済生活協同組合連合会との共同利用

当組合は、共済事業を円滑に進めるために、個人情報を共同利用します。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報、請求情報 等
(2)共同利用する範囲
日本コープ共済生活協同組合連合会
(3)共同利用する目的
・共済契約の引き受け、維持管理
・共済商品・サービスのご案内・提供
・共済金・見舞金・割戻金、返戻金等の支払い
・その他、共済に関連・付随する業務、並びに取引を適切かつ円滑に履行するための業務

7.個人情報に関するお問い合わせ先

当組合は、お預かりした個人情報及びその管理等に関する問い合わせを受け付けます。
このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応します。
・お預かりした個人情報の内容の開示方法について
・お預かりした個人情報の内容の開示・訂正・利用停止等について
・お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
・お預かりした個人情報の苦情・相談等に関するお問い合わせについて
・お預かりした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて
これらについて、お問い合わせをいただき、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取り扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応をとってご報告します。

お問い合わせ窓口は、次のとおりです。
・当組合に加入申込や資料請求等をされた方のお問い合わせ窓口:当組合新潟センター
・当組合の組合員となった方のお問い合わせ窓口:パルシステム問い合わせセンター
・共済に関するお問い合わせ窓口:コープ共済センター
・その他のお問い合わせ窓口:当組合新潟センター

なお、問い合わせの内容によっては、上記窓口以外からご回答させていただく場合があります。

8.個人情報保護に関する取り組みの継続的改善

当組合は、個人情報保護に関する管理体制の活動について、継続的に見直し、改善・向上に努めます。

2022年4月1日
生活協同組合パルシステム新潟ときめき
専務理事 眞保清文

附 則
(改廃)

  1. この方針の改廃は、理事会が行う。但し、別表の変更は専務理事が行う。

(施行期日)

  1. この方針は、2017年2月24日から実施する。
  2. この方針の変更は、2022年4月1日から適用する。

2017年02月24日制定
2017年02月24日施行
2019年07月23日改定
2021年02月23日改定
2022年04月01日改定

【別 表】

  1. 個人情報保護方針におけるパルシステムグループの範囲

・パルシステム生活協同組合連合会
・生活協同組合パルシステム東京
・生活協同組合パルシステム神奈川
・生活協同組合パルシステム千葉
・生活協同組合パルシステム埼玉
・生活協同組合パルシステム茨城 栃木
・生活協同組合パルシステム山梨
・生活協同組合パルシステム群馬
・生活協同組合パルシステム福島
・生活協同組合パルシステム静岡
・生活協同組合パルシステム新潟ときめき
・株式会社パル・ミート
・株式会社パルライン
・株式会社パルブレッド
・株式会社パルシステム・リレーションズ
・株式会社パルシステム電力
・パルシステム共済生活協同組合連合会
・株式会社パルふれあいサービス